Ce qu'on automatise
Automatiser la prise de rendez-vous et les rappels
Le rendez-vous se prend au téléphone, souvent pendant qu'on fait autre chose. Il est noté sur un agenda, parfois deux. Personne ne confirme, personne ne rappelle, et le client qui ne vient pas coûte un créneau que vous auriez pu vendre. L'automatisation utile ici n'est pas un agenda en ligne de plus : c'est la confirmation, le rappel et le report qui partent seuls.
Le circuit aujourd'hui
- 01Le client appelle, souvent au pire moment de la journée.
- 02On cherche un créneau libre à voix haute.
- 03On note le rendez-vous — sur l'agenda, sur un carnet, parfois les deux.
- 04Personne n'envoie de confirmation écrite.
- 05Le rappel de la veille se fait s'il reste du temps.
- 06Le client qui ne vient pas libère un créneau que personne ne réattribue.
Le circuit automatisé
- Rendez-vous pris
- Confirmé par écrit
- Rappel envoyé
- Report géré seul
- Vous arbitrez les urgencesvous
En vert, ce qui se fait seul. En gris, ce qui reste entre vos mains.
Où part le temps
- Le téléphone qui coupe une tâche en cours — le coût n'est pas l'appel, c'est la reprise.
- Le double agenda : deux endroits qui se contredisent, et une vérification à chaque fois.
- Le rendez-vous non honoré : un créneau perdu qui ne se voit dans aucun chiffre.
- Le report, qui refait tout le circuit depuis le début.
Ce que vous continuez à décider
Quels créneaux existent, lesquels restent fermés, et qui passe devant quand une urgence arrive. Le système ne réorganise jamais votre journée à votre place : il tient l'agenda que vous avez défini et s'occupe de tout ce qui l'entoure.
Les outils concernés
On ne remplace pas vos outils et on ne vous en impose aucun. On construit autour de ce que vous utilisez déjà — c'est le travail entre les outils qui coûte cher, pas les outils.
- Votre agenda (Google Agenda, Outlook, ou celui de votre logiciel métier)
- Vos SMS et vos mails de confirmation
- Votre logiciel de planning ou de prise de rendez-vous
- Votre standard téléphonique, si les appels doivent y rester
Voir où part le temps chez vous
Trois minutes, sans rendez-vous et sans argumentaire : vous décrivez le blocage avec vos mots, on vous renvoie ce qu'il coûte sur une année et le premier système à construire.
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